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  • Assistant de la Direction – Responsable du CA Secrétariat des Elus H/F

    Date de cloture : 06/01/2018
    Type d'offre : Emploi
    Catégorie de l'offre : B
    Grade :Rédacteur
    Service : Direction Protocole – Manifestations - Cabinet du Maire-Président

    Idéalement située à 1h15 de Paris, 55 minutes de Bordeaux et à 1h30 de l’Océan, Grand Poitiers réputée pour sa grande qualité de vie, est la 4ème agglomération de Nouvelle Aquitaine.

    Grand Poitiers  concentre des atouts d’attractivité majeurs au travers de son patrimoine roman, d’établissements culturels d’ampleur (TAP, scène nationale,…) alliés à des équipements et des évènements résolument tournés vers la modernité (Parc du Futuroscope…).

    Avec ses 26 000 étudiants, son offre pour l’enseignement supérieur et la recherche (Sciences Po, ENSMA, ESCEM…) qui en fait un pôle d’excellence, Poitiers est classée parmi les meilleures villes étudiantes de France.

    Pour délivrer un service public de qualité et de proximité, Grand Poitiers compte un peu plus  de 200 métiers. Le vôtre, demain ?

     

    Direction Générale des Services

    Direction Protocole – Manifestations - Cabinet du Maire-Président

     

    Recrute

    Un Assistant de la Direction – Responsable du CA Secrétariat des Elus H/F

     

    Cadre d’emplois des Rédacteurs

    Missions :

    Sous la responsabilité directe de la Directrice,

     

    Pilote le Centre d’Activité secrétariat d’élus et Direction

    • Manager une équipe
    • Communiquer les consignes et les informations délivrées par la Directrice du service Protocole – Manifestations - Cabinet du Maire- Président
    • Planifier et réaliser les entretiens d’évaluation annuels et les entretiens d’avancement de grade des agents
    • Veiller au développement des compétences des agents et déterminer les besoins en formation
    • Participer à la vie de l’équipe et veiller à sa bonne marche
    • Gérer le suivi mensuel des heures réalisées par les agents
    • Veiller au respect des règles liées à la sécurité et à la santé
    • Assurer le suivi des factures et du budget prévisionnel du CA et de la Direction

     

    Assure le secrétariat de la Directrice.

    • Gestion du courrier – lecture du courrier papier entrant et sortant et via le logiciel de gestion du courrier Elise, relecture des parapheurs (y compris électronique, avec la gestion de la boîte mail du Protocole – Manifestations - Cabinet du Maire- Président)
    • Accueil physique et téléphonique

    • Rédaction et mise en forme de documents selon la charte rédactionnelle des deux collectivités (notes, courriers, compte-rendu des réunions de la Direction du Protocole – Manifestations - Cabinet du Maire- Président …)
    • Classement et archivage
    • Conception et suivi de tableaux de bord…

     

    Aide à l’organisation de la vie professionnelle de la Directrice.

    • Suivi de son agenda
    • Prise de rendez-vous
    • Rappel des informations importantes (liste de tâches avec rétro-planning, informations intranet…)
    • Préparation de dossiers en vue des réunions de la directrice
    • Suivi des dates buttoirs des conseils municipaux et communautaires…

     

    Suivi des demandes de subventions, notamment des subventions aux anciens combattants et aide la directrice pour le suivi des délibérations (rédaction, notification…), sur GAA.

     

    Assure le suivi des budgets de la Direction en lien avec la Directrice et l’assistante achat gestion et fait l’interface avec les responsables des centres d’activités (lettres et bons de commandes, devis, tableau de bord des budgets, marché agence de voyage Transazur, commande de fournitures administratives…)

     

    Assure le suivi des congés, des heures supplémentaires (GRH 2000), mais aussi les dossiers administratifs des agents, les demandes de formations et ordres de mission de toute la Direction en collaboration avec les responsables des centres d’activité.

     

    Assure le suivi des projets et des activités de la Direction et conduit lui-même certains projets, par exemple l’organisation d’un événement (visite de l’Hôtel de Ville, séminaire politique par exemple), la réalisation d’un support de communication, la mise en place de nouvelles procédures de travail et d’organisation, la gestion des départs en retraite, les déplacements des membres du Comité de Direction, est le référent annuaire, assure la gestion du courrier en l’absence de la Directrice avec les Responsables de pôles…

    Profil :

    Rédacteur titulaire ou inscrit sur liste d’aptitude de rédacteur ou titulaire d’un BAC correspondant au profil.

     

    SAVOIRS

    • Maîtriser l’outil informatique (Traitement de textes, Excel, AGT, Intranet, Internet…)
    • Maîtriser l’expression orale et écrite
    • Maîtriser les règles d’orthographie, de grammaire, de syntaxe et de ponctuation.

     

    SAVOIR-FAIRE ET SAVOIR ETRE

    • Prendre des notes
    • Rédiger avec aisance et mettre en forme tous types de documents
    • Recevoir, filtrer et transmettre les messages,
    • Renseigner les interlocuteurs et adapter son discours
    • Etre autonome, organisé et force de proposition
    • Etre discret et respecter les règles de confidentialité
    • Savoir prendre en compte les priorités pour les intégrer dans les activités quotidiennes
    • Etre disponible et réactif

     

    HORAIRES :

    Horaires de bureau, sauf en cas d’événements particuliers ou pour répondre à la demande ponctuelle de la Directrice.

    Il sera demandé à l’agent d’effectuer des permanences, à tour de rôle avec les assistants d’élus, de façon à garantir une présence au Secrétariat des élus dès 8h30 le matin et jusqu’à 18h00 le soir.

    Contact :

    Pour tous renseignements complémentaires, vous pouvez contacter Mme Eléonore DESTAILLATS,  Directrice Protocole – Manifestations - Cabinet du Maire-Président au 05 49 52 35 58.

    Pièces demandées :

    Merci d'adresser votre candidature (lettre de motivation, CV, copie des diplômes et si statutaire copie du dernier arrêté administratif).
    Tout dossier incomplet ne sera pas examiné.

    Envoyer votre candidature à :

    M. Le Président de Grand Poitiers

    Direction Générale Ressources Humaines
    Emploi – Compétences
    Hôtel de Ville - CS 10569 - 86021 Poitiers Cedex
    tél. 05 49 52 35 35

    recrutement@grandpoitiers.fr

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    Attention , le poids total des pièces jointes ne doit pas dépasser 4Mo.

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