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  • Un(e) Responsable du Centre d’activités « Finances – Marches – Inscriptions »

    Date de cloture : 31/12/2018
    Type d'offre : Emploi
    Catégorie de l'offre : B
    Grade :Rédacteur
    Service : Direction Education – Egalité des chances

    Direction Générale Education – Vie de la cité

    Direction Education – Egalité des chances

     

    Recrute

     

    Un(e) Responsable du Centre d’activités « Finances – Marchés – Inscriptions »

     

    Cadre d’emplois des rédacteurs territoriaux

    A temps complet

    Missions :

    Placé(e) sous l’autorité du responsable du pôle Ressources, vous aurez la responsabilité du Centre d’activités « Finances – Marchés – Inscriptions », composé d’une équipe de 5 personnes (2 agents sur le pool des Assistants Achat Gestion, 3 agents sur le pool Accueil-Inscriptions-CVQ). Vous élaborerez, gèrerez et contrôlerez les procédures, outils et tous supports afférents à votre centre d’activités. Vous serez amené(e) à travailler en transversalité avec les autres pôles de la direction EEC et différents services de la ville et de Grand Poitiers CU. Vous serez l’interlocuteur(trice) des familles, des partenaires et des institutions, dont notamment les directeurs des écoles. Vous pourrez être amené(e) à suppléer l’absence de la responsable du pôle Ressources pour la coordination des missions du pôle.

     

    Vos activités :

    1 – Finance – Gestion – Achats – Marchés   

    • Management du pool finance et comptabilité (2 agents)
    • Préparation et suivi budgétaire de la DEEC (dépenses et recettes)
    • Supervision de la gestion des encaissements et de la régie CVQ
    • Appui au responsable de pôle pour la gestion et le suivi des habilitations de la Direction Départementale de la Cohésion Sociale (DDCS) concernant les accueils périscolaires
    • Etablissement des budgets prévisionnels et des bilans financiers relatifs au Contrat Enfance Jeunesse (CEJ) de la CAF en lien avec la direction Vie associative – Vie des quartiers, et tout autre dispositif ou action requérant un suivi budgétaire
    • Recensement des besoins logistiques et répartition des achats pour les écoles, en coordination avec le pôle Vie des écoles et en lien avec la direction Achats – Moyens généraux
    • Elaboration, gestion et contrôle des marchés publics en coordination avec le pôle Vie des écoles et en lien avec la direction Achats – Moyens généraux
    • Gestion comptable de la Caisse des Ecoles, en coordination avec le pôle Educatif et en lien avec la Direction Budget – Finances.

     

    2 – Inscriptions – Accueil – Carte de Vie Quotidienne (CVQ)

    • Management de l’équipe (3 agents)
    • Suivi des effectifs scolaires : production des états tous les mois et selon besoins de l’adjointe ou de la direction, veille, analyse, alerte et anticipation, relations avec les directeurs d’écoles  
    • Organisation, programmation et suivi des différentes commissions (répartition des effectifs, dérogations, TPS, etc.)
    • Alerte et résolution quant au respect du calendrier des encaissements et de la régie CVQ
    • Suivi de la régie de recettes
    • Gestion des demandes de remise de dettes et élaborations des courriers aux familles
    • Organisation et suivi de la procédure des élections de parents d’élèves.

     

    3 – Etudes et analyses statistiques

    • Mise en place et tenue des tableaux de bord de l’activité de la direction EEC, et analyse pour aide à la décision
    • Etudes statistiques sur les effectifs scolaires et les accueils périscolaires à partir du logiciel Civil net enfance
    • Veille, suivi et études des évolutions du logiciel civil net enfance
    • Contribution à l’étude sur la mise en place d’un logiciel de gestion des accueils périscolaires et automatisation du pointage
    • Référent(e) Open data.

     

    4 – Assemblées – Dossiers juridiques

    • Préparation et suivi des délibérations du Conseil municipal et des arrêtés sur le logiciel métier Ardecos, en lien avec les autres pôles de la direction.
    • Responsabilité du retroplanning en tenant compte du calendrier des assemblées, du contrôle par la DGA et des temps de rédaction nécessaires pour les autres contributeurs
    • Gestion juridique des dossiers : assurance, déclarations d’accidents biens et personnes sur les écoles, contentieux, etc., en lien avec les pôles de la DEEC et les directions concernées.

     

    5 – Encadrement des équipes

    • Organisation du travail (plannings, absences, congés, répartition des tâches, etc.)
    • Mise en place des réunions d’équipe et de temps de travail spécifiques
    • Elaboration de procédures et d’outils, veille sur leur pertinence, propositions d’évolutions, si besoin en transversalité avec les autres pôles
    • Réalisation des entretiens annuels professionnels
    • Amélioration de la qualité de l’accueil du public en lien avec le référent éducatif et social du pôle Educatif.

    Profil :

    • Excellente maîtrise des règles budgétaires et des marchés publics de la collectivité
    • Capacité à manager une équipe pluridisciplinaire
    • Autonomie, organisation et méthode
    • Maîtrise de l’informatique (logiciels métiers Coriolis, Civil net, Ardecos, etc.) et de la bureautique (Word, Excel, Power Point, Internet, Intranet)
    • Expression écrite et orale aisée
    • Qualités relationnelles, sens de l’écoute
    • Discrétion et respect de la confidentialité
    • Intérêt pour le domaine de l’éducation  

    Contact :

    Pour tout renseignement complémentaire, veuillez contacter la Direction Emplois – Compétences, secteur recrutement, au 05 49 30 20 96.

    Pièces demandées :

    Merci d'adresser votre candidature (lettre de motivation, CV, copie des diplômes et si statutaire copie du dernier arrêté administratif).
    Tout dossier incomplet ne sera pas examiné.

    Envoyer votre candidature à :

    M. Le Maire

    Direction Générale Ressources Humaines
    Emploi – Compétences
    Hôtel de Ville - CS 10569 - 86021 Poitiers Cedex
    tél. 05 49 52 35 35

    recrutement@poitiers.fr

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    • Par mél à dpd@grandpoitiers.fr
    • Par courrier : à l’attention du délégué à la protection des données, Hôtel de Ville, CS 10569, 86021 Poitiers Cedex

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